Guillermo A. Mata
La gestión del contenido empresarial (Enterprise Content Management, o ECM por sus siglas en inglés) es un conjunto de herramientas, métodos y estrategias que cualquier empresa, independientemente de su tamaño, debe implementar. ¿Por qué? Porque nos encontramos en la era de la información y esta información representa una ventaja competitiva para cualquier organización, pero necesita ser capturada, guardada, administrada, preservada y, además, compartida con la persona adecuada, en cualquier momento y lugar. Eso es, precisamente, lo que brinda ECM.
Una solución ECM le pone los documentos en la palma de la mano. Los empleados pueden buscar y recuperar sus documentos en segundos desde una PC, y es prácticamente imposible perder un documento archivado en el sistema. En otras palabras, los empleados se hacen más productivos porque no necesitan gastar tiempo buscando la información que necesitan; tampoco tienen que esperar por un archivo que esté en uso por otro trabajador, ya que el sistema permite acceso simultáneo a los documentos en toda la compañía. Al permitir un rápido acceso a documentos que antes hacían perder tiempo en su búsqueda se logra una mayor eficiencia. Esto permite que la respuesta al pedido sea mucho más rápida y se mejore el servicio al cliente.
Todas estas ventajas, sumadas a los beneficios inicialmente promocionados, como la eliminación del papel en la oficina, ayudan a reducir los costos de mano de obra relacionados con la administración de documentos y también reducen los gastos en lo que se refiere al almacenamiento físico.
Proteger de forma segura los activos de la información mediante el uso de la tecnología y mantener la integridad, es decir, dar garantía de que el acceso a la información o la modificación de ésta sólo pueden llevarlo a cabo las personas autorizadas, es otro de los beneficios de este tipo de solución.
Una solución ECM puede ayudarle en la gestión de la documentación clave que su empresa necesita conservar para fines de cumplimiento. Estas soluciones establecen permisos de acceso a documentos basados en el usuario, automatizan los procesos de retención programados y proporcionan las pistas para auditorías detalladas que muestran qué empleados acceden a documentos específicos y cuándo. Por otra parte, ECM puede ayudarle rápidamente a localizar la información solicitada por los auditores y acceder a ella para cumplir con los mandatos regulatorios.
Invertir en una solución ECM le permitirá estar más acorde con el medio ambiente, porque al administrar sus documentos electrónicamente está ayudando a reducir la cantidad de papel que su negocio consume. Y esto no sólo significa que está ayudando a conservar los árboles, sino que también está reduciendo las emisiones de carbono y el consumo de combustible que es necesario para transportar el papel.
Una empresa que utilice ECM para administrar sus procesos internos podrá automatizar sus procesos, agilizar la implementación de ventajas competitivas, y aumentar la velocidad de entrega de la información a los clientes.
DocuShare: el ECM de Xerox
DocuShare es la solución ECM que Xerox les ofrece a sus clientes. Es una de las plataformas de administración de contenido más flexibles y fáciles de usar que existen hoy en el mercado. Con DocuShare se puede administrar una gran variedad de contenido en papel y digital, así como gestionar los procesos empresariales de manera que sus usuarios puedan, de forma eficiente, acceder a la información crítica de la empresa, compartirla y procesarla las 24 horas los 7 días de la semana.
Juan Carlos Nietch, Office Solutions Business Manager de Xerox Distributor Group, dice: “Con la implementación de DocuShare nuestros clientes han logrado beneficios significativos en sus procesos internos y alcanzado ahorros de hasta un 80 por ciento del tiempo que emplean en buscar información, y hasta de un 50 por ciento en sus costos operativos. Es una solución fácil, rentable y escalable que le permite administrar sus documentos y acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier lugar”.
Para ejemplificar cómo este software ayuda a las empresas, veamos el caso de los beneficios que Universal Pictures en Hollywood alcanzó al implementar en sus oficinas el software ECM DocuShare.
Antes de tener DocuShare, todos los archivos se guardaban en carpetas físicas de tipo acordeón, que eran difíciles de almacenar e incluso mantener organizadas. Sin embargo, al implementar esta solución la compañía transformó el departamento de Story (Contenido) en un entorno virtual libre de papel.
Se digitalizaron todos los documentos (como los de investigación, legales, etc.), y se guardaron en las carpetas de proyectos previamente creados. Todo el personal podía acceder a ellos desde sus escritorios. Luego, Xerox introdujo otro avance al utilizar Microsoft Outlook, lo que permitió arrastrar y colocar en DocuShare los mensajes de Outlook, con lo cual se simplificó más la forma en que trabajaba el departamento y se eliminaron aun más pasos que consumían tiempo.
Con la implementación de DocuShare, el departamento de Story ha visto como todas esas tareas que antes consumían demasiado tiempo se realizan con mucha más facilidad y rapidez. Pero, sobre todo, los documentos están guardados y se pueden compartir en el momento y lugar que se necesiten, y con la persona que los necesite.
