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Según Mauricio Lefcovivch, autor del estudio sobre “Reducción de costos bajo un enfoque sistemático”, un exceso de gastos puede afrontarse a través de “un eficaz sistema de costos” que al permitirnos “conocer los reales costos de la organización”, ofrece una mejor compresión del nivel de despilfarro en que incurre la compañía.
Al momento de asumir la necesidad de reducir costos, se debe iniciar un proceso de evaluación para saber qué áreas deben ser intervenidas y así implementar soluciones que reduzcan costos sin perjudicar la producción y calidad del negocio.
Una de las acciones más frecuentes al momento de reducir los costos es el despido de personal, la cual puede tener una serie de efectos negativos: inconformidad en el clima laboral, descenso de la productividad y calidad, mayor rotación del personal, ruptura de la curva de aprendizaje y posibles gastos por contrato de nuevos empleados frente a situaciones inesperadas.
La reducción de costos se debe abordar con un enfoque sistémico, comprendiendo la interrelación entre los diversos componentes de los procesos productivos y la estructura organizacional. En todos los casos, la disminución de costos implica detectar, prevenir y eliminar el uso excesivo de recursos. Para tal efecto, el estudio realizado por Lefcovich recomienda:
- Incrementar la calidad de los bienes y servicios ofrecidos para reducir la cantidad de errores, demoras y defectos que a la larga generan más trabajo e incrementan los costos totales en el ciclo de producción. Por otro lado, al elevar la calidad de los bienes y servicios ofrecidos, la satisfacción y fidelidad de los clientes aumenta, de modo que las ventas y la imagen de la compañía crecen a la par del valor que adquiere su marca en el mercado.
- Mejorar los índices de productividad al generar un mayor volumen de producto por la misma cantidad de insumos, o un mismo volumen con una cantidad de insumos menor; así como establecer objetivos, estrategias y acciones concretas destinadas no sólo a alcanzar, sino también a medir la producción. Esta práctica comprende el mejor y más pleno aprovechamiento de cada uno de los recursos, se trate de materiales, maquinarias, instalaciones, mano de obra o valores monetarios.
- Reducir el inventario. Los materiales, trabajos en proceso y productos terminados que ocupan un lugar en la fábrica o en los almacenes, no generan ningún valor agregado, sino que, por el contrario, se desgastan e incluso pueden volverse obsoletos.
- Acortar las líneas de producción y por lo tanto la cantidad de personas, tareas y tiempos involucradas en las mismas. Un alto volumen de personas en la línea aumenta las posibilidades de errores.
- Disminuir el tiempo ocioso de las máquinas y equipos que, por carecer de buen uso, impiden cumplir con plazos de entregas previstos, generan defectos y altos gastos por reparaciones.
- Reducir el espacio inutilizado al eliminar bandas transportadoras inservibles, acortar las líneas de producción y acercar las estaciones de trabajo, todo lo cual elimina los gastos asociados a inventario y transporte. A su vez, el espacio sobrante puede usarse para implantar nuevas líneas, alquilar su uso a terceros o eliminar la necesidad de arrendar locales para otras tareas.
- Aminorar el tiempo total del ciclo o tiempo de espera, que termina sólo cuando la empresa recibe el pago de sus clientes por los productos vendidos. Un tiempo de espera más corto implica un mejor uso y administración de los recursos, mayor flexibilidad en la satisfacción de las necesidades del cliente y un menor costo de operaciones.
Cualquier acción que no tome debidamente en consideración los efectos sobre las demás funciones, objetivos y procesos de la organización, terminará generando costos totales superiores a los que se trata de reducir. Por otro lado, no contar con un sistema que indique correctamente los distintos costos incurridos, llevará a aplicar medidas inconducentes e ineficaces.
