Cómo elegir el software administrativo para llevar la contabilidad electrónica de la empresa

Por Almir Pereira, Director Comercial de Softland México

Este 2015, la Contabilidad Electrónica es una realidad para las empresas mexicanas, ya que deben alinear sus operaciones diarias a la disposición dictaminada por la autoridad fiscal. Para adoptarla de manera exitosa, es recomendable apoyarse de un sistema administrativo ERP (Enterprise Resource Management) que incluya y ayude al cumplimiento de todos los requerimientos que el SAT exige sobre este tema.

Actualmente existen diversas soluciones de gestión ERP que permiten llevar un buen manejo contable. Debe tenerse en cuenta que la adecuada implementación mejora la administración, gestión y productividad del negocio y además potencia la competitividad en el mercado. Sin embargo, al momento de elegir qué software es el más adecuado para cumplir fiscalmente con la Contabilidad Electrónica, es fundamental tener en cuenta las necesidades concretas conforme al giro de la empresa. Por ello, antes de tomar una decisión, es preciso conocer los criterios que permitirán elegir el sistema más adecuado.

Algunos puntos importantes a considerar:

• Que el software ERP se adecue al core business. No se debe perder de vista el giro o actividad principal del negocio, por lo que es importante que la solución ERP que se esté evaluando tenga un enfoque verticalizado generando con ello una buena sincronía entre las actividades comerciales y el manejo contable de las mismas, sin necesidad de reprocesos o intervención de terceros. Por ejemplo, si se busca el control para una empresa comercializadora, la solución ERP debe ofrecer soluciones que permitan controlar las operaciones en el punto de venta; si se habla de una empresa manufacturera, la solución de ERP debe ser capaz de atender las operaciones de producción y costeo además de cumplir con la Contabilidad Electrónica.

• Que la solución integre todos los elementos contables solicitados por el Sistema de Administración Tributaria (SAT). Parte de la tarea de los proveedores de software ERP es poder ofrecer una solución completa y totalmente alineada al SAT, por lo que antes de elegir qué software es el más adecuado, verifica que éste sea capaz de proporcionarte un completo y adecuado manejo de Pólizas Contables, Balanza de Comprobación, Catálogo de Cuentas y además permita la generación de archivos en formatos XML’s para garantizar la utilidad de éstos ante la tributación fiscal. No sólo basta con poder generar estos archivos, sino que también permita manipular los provenientes de proveedores, clientes y terceros que interactúan con el negocio.

• Que ofrezca la Facturación Electrónica ya timbrada. Al momento de abordar este tema con su proveedor, solicita que este sea capaz de ofrecerte una facturación electrónica timbrada a través de un PAC certificado. En caso contrario, tendrás que darte a la tarea de buscar uno por tu cuenta y adaptar el proceso. Actualmente existen opciones en el mercado con esta solución ya integrada y que además te permiten elegir el PAC que más te convenga de la lista de PAC Certificados con los que se tiene convenio.

• Mejor relación costo-beneficio. El presupuesto que tengas asignado para este proyecto debe tener como meta efectuar una inversión que genere un beneficio no sólo en un corto plazo y por mero cumplimiento tributario. Si se va a realizar una inversión, vale la pena hacerlo en una solución que beneficie al negocio en un mediano y largo plazo. La Contabilidad Electrónica llegó para quedarse y que mejor que implementarla con miras a soportar el manejo contable de la empresa, pero también su administración y operación en el día a día, siendo estos factores incluyentes más no excluyentes en un buen sistema de administración ERP.

• Un software ERP con enfoque verticalizado y que permita un manejo integral y actualizado de tus operaciones. En este punto, y ante el dilema de seleccionar un sistema ERP que sobrepase los requerimientos o que se limite a resolver las necesidades básicas del momento, se debe identificar en la empresa lo que realmente se necesita cubrir. En estos casos, se recomienda optar por un sistema ERP cuyo enfoque atienda las particularidades del giro al que pertenece la empresa,que garantice el manejo de la Contabilidad Electrónica, y que además, sea flexible y escalable, es decir, que acompañe el crecimiento de la compañía con la posibilidad de implementar módulos adicionales cuando sea necesario, o en su caso, descargar actualizaciones para mantenerse al día en disposiciones fiscales y operativas.

Al tomar una decisión sobre cuál es el mejor Software ERP para cumplir con la Contabilidad Electrónica, se debe tener presente una visión en la que se evalúen todos los aspectos aquí mencionados para lograr adquirir realmente una herramienta que represente una buena inversión no sólo por facilitar el cumplimiento de la normativa fiscal, sino que también, potencialice la competitividad y eficiencia de la empresa.